Бюджетирование времени
Это набор инструментов, применив которые, Вы иначе посмотрите на свое время, как Вы им управляете. Это поможет в будущем эффективнее его использовать.
Что дают эти инструменты?
- Это отрезвляет. Вы осознано понимаете, что именно происходит в вашем рабочем дне и в нерабочие часы.
- Это дает возможность изменить распределение времени так, как нужно, а не так, как это складывалось стихийно.
Шаг 1: подсчет времени
Все данные, которые вы будете вносить в таблицу конфиденциальны. Их никто не видит, кроме вас. При обновлении страницы вся ваша информация удаляется.
Данные, которые уже есть в таблицах, указаны для примера. Вы можете заменить их на свои или поставить цифру “0”.
Как пользоваться таблицей
- Таблицу можно редактировать, переименовывать дела (колонка “на что уходит время”) и указывать свое количество часов.
- Вы можете скачать таблицу себе на компьютер, кнопки управления в нижнем правом углу таблицы.
- В ячейке BC1 указан недельный лимит 168 часов.
- Ячейка BC2 помогает вам контролировать недельный лимит времени. Он не должен уйти в минус.
- Эти 2 ячейки менять нельзя, иначе формула не будет работать.
Что теперь с этим делать?
Делегирование домашних дел
Определите, какие дела занимают много времени, но могут легко быть делегированы или совмещены с другими делами. Как правило, легче всего делегировать или оптимизировать домашние дела. Стоит хотя бы раз обратить на это внимание, и новая бытовая техника, облегчающая уборку, или клининговые услуги, становятся вашими незаменимыми помощниками.
Делегирование на работе
Что вы делаете изо дня в день в своем бизнесе? Можно ли это делегировать? Кто-то нанимает копирайтеров для написания постов для социальных сетей, а кто-то обязательно должен делать это лично. Только вы знаете, что лучше для вашего бизнеса. А может пришло время передать своих клиентов коллеге, который будет работать на вас? А вы займетесь стратегическим планированием и новыми проектами. Какое решение подходит именно вам?
Стандарт работы
Если вы изо дня в день пересказываете сотрудникам их трудовые обязанности, то пора это стандартизировать, внедрить KPI, и оповестить всех сотрудников под роспись.
Оптимизация
Если ваши созвоны с командой постоянно затягиваются и занимают много времени, то пора прописать план совещания. Можно общаться с командой один раз в неделю в течение 1-2 часов или по 10 минут каждый день по определенной схеме. Такой подход используют в Agile и он показал свою эффективность.
Lean подход
Какие дела вы вообще можете убрать из своего распорядка дня? Используйте Lean подход (бережливое производство) в своем бизнесе. Если процесс не создает ценность для клиента, лучше вообще его исключить.
Время на себя
Хочется ли вам увеличить время с семьей или свое личное время? Пришло время подумать над этим.
Как понять, что я могу делегировать? Или вообще не делать?
Я люблю использовать матрицу Эйзенхауэра. Если вы о ней уже слышали или даже делали, то я настоятельно рекомендую сделать ее по алгоритму ниже. Он отличается от других способов, описанных в интернете. Здесь используется особый коучинговый подход и новейшие исследования в области квантового мышления.
Этап 2: список дел
Выпишите свой список дел не менее 20 пунктов. Это могут быть абсолютно любые дела. Обязательно пронумеруйте свой список.
Что можно указать в списке?
— Вы делаете их ежедневно
— Дела навалились на вас именно сейчас
— Домашние дела
— Рабочие процессы
— Чужие дела, которые вдруг свалились на вас
— Все, что приходит в голову от слов “список дел”
Впишите свой список дел в таблицу справа
Этап 3: приоритеты
— Внесите свои дела в таблицу
— Определите каждому делу из списка свою важность и срочность
— Два и более дел не могут быть одновременно в одной ячейке важности или срочности. Одно из них будет важнее и срочнее, чем другое.
— Вы можете опираться на интуицию, логику, методы исключения. Любое ваше решение правильное
— Нет неправильных ответов
Этап 4: Наблюдение
— Обратите внимание, какие дела в какой сектор попали. Что вы чувствуете и думаете по этому поводу?
— Устраивает вас это или нет? Что хочется изменить?
— Нет правильных или неправильных ответов. Есть только Вы, ваша жизнь, ваше время и Вы им управляете.
— Как уже сейчас Вы готовы перераспределить свои дела?
Этап 5: квантовое мышление
— Если вы хотите совершать квантовые переходы, быстро расти в жизни и бизнесе, взгляните на свои дела под новым углом.
Синий сектор
— Должны попадать только самые важные дела. Дела, которые обеспечивают ваш рост. Действия, которые сфокусированы на будущем.
— То, что не может быть делегировано никому и требует только вашего участия.
— Стратегическое планирование.
— Нетворкинг и поддержание связей.
— Обучение
Желтый сектор
— Дела, которые вам необходимо перевести на автопилот. Вы не должны о них думать каждый день или минуту.
— Если сейчас у вас там мысли о ежедневных постах и прогревах, поиске клиентов или решение проблем с сотрудниками, это должно быть либо делегировано, либо доведено до автоматизма. Чтобы это не отнимало вашу энергию.
В желтом секторе необходимо действовать по алгоритму:
— Появилось новое действие.
— Спрашиваем себя: могу ли я его делегировать?
— Если да, то делегируем.
— Если нет, то переводим на автопилот.
Автопилот — это действия, которые не вызывают у вас никакого сопротивления, делаются быстро, легко, в удовольствие, без затрат ресурсов.
Белый сектор
Дела, попавшие в белый сектор не должны вас тревожить вообще.
Ячейки зеленого цвета могут быть как синими, так и желтыми, зеленый цвет означает границу между секторами.
Вопросы
Отдых планируется заранее и находится вне этой таблицы. Все, что можно делегировать в вопросах отдыха, делегируется партнеру, другим членам семьи, личному помощнику.
Дела, которые попадают в синий или желтый сектор сразу делегируют. Это значит, что они туда вообще не попадают.
Первое, что вы должны запомнить, что практика в первую очередь пробуждает вашу осознанность и не требует сиюминутного буквального выполнения. Это значит, что вы можете внести любое дело в любой сектор и посмотреть, что от этого меняется.
Сделали, посмотрели, что получилось, порефлексировали об этом.
Второе, только вы знаете, о каком деле сейчас идет речь, я не знаю. Но есть алгоритм, описанный выше. Вернитесь на 1-2 шага выше и перечитайте заново.